Obowiązkowe E - doręczenia
Zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. (Dz.U. 2023, poz. 1077) podmioty publiczne, takie jak: organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, ZUS, KRUS,NFZ, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki zobowiązane są począwszy od dnia 10 grudnia 2023 r. do powszechnego odbierania i doręczenia korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczenia).
E-doręczenie to usługa cyfrowa, która stanowi elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i docelowo zastąpić ma tradycyjną pisemną korespondencję pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem. Kwestie e-Doręczeń uregulowane zostały w ustawie o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285). Na potrzeby e-Doręczeń utworzona została Baza Adresów Elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. W Bazie Adresów Elektronicznych zawarty jest zamknięty katalogi danych trzech kategorii podmiotów to jest podmiotów publicznych, podmiotów niepublicznych będących osobami fizycznymi, podmiotów niepublicznych niebędących osobami fizycznymi
Przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) zobowiązani są do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Adres do e-Doręczeń powinien zostać wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Wpis do BAE ma dla przedsiębiorcy ogromne znaczenie praktyczne stanowi bowiem żądanie tego przedsiębiorcy do doręczania mu korespondencji przez podmioty publiczne na ten właśnie adres.
Termin, od którego przedsiębiorca zobowiązany jest posiadać adres do e-Doręczeń i powiązaną z nim skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji przedsiębiorcy w KRS lub CEiDG i przedstawia się następująco:
• przedsiębiorcy, którzy zarejestrują działalność gospodarczą po 10 grudnia 2023 r. w KRS oraz od 1 stycznia 2024 r. w CEIDG zobowiązani są do założenia skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji działalności gospodarczej,
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed datą 10 grudnia 2023 r. zobowiązani są do założenia skrzynki do e-Doręczeń do dnia 10 marca 2024 r.,
• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG przed datą 31 grudnia 2023 r. zobowiązani są do założenia skrzynki do e-Doręczeń do dnia 30 września 2026 r.,
• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG przed datą 31 stycznia 2023r., dokonujący w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. zmian w CEIDG zobowiązani są do założenia skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji zmian w CEiDG.
Wdrożenie e- Doręczeń w firmie przedsiębiorca rozpocząć powinien od złożenia wniosku online o utworzenie adresu do e-Doręczeń do ministra właściwego do spraw informatyzacji. Po weryfikacji prawidłowości wniosku minister właściwy do spraw informatyzacji założy adres i skrzynkę do e-Doręczeń, o czym wnioskodawca informowany zostaje drogą mailową na podany we wniosku adres mailowy, który nie jest adresem do e-Doręczeń. W treści maila zawarta jest instrukcją aktywowania adresu do e-Doręczeń. Po aktywowaniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń minister właściwy do spraw informatyzacji dokona wpisu adresu do e-Doręczeń do bazy BAE, o czym Wnioskodawca informowany jest na skrzynkę e-Doręczeń.
Przedsiębiorcy wpisani do KRS są ponadto zobowiązani do wyznaczenia administratora skrzynki e– Doręczeń. Do obowiązków administratora należy zarządzanie skrzynką do e-Doręczeń a w tym: wysyłanie i odbieranie korespondencji, zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce do e-Doręczeń, wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce do e-Doręczeń ww. operacji.
Wdrożenie e-Doręczeń w firmie wiązać się będzie z koniecznością wprowadzenia zmian w aktualnie obowiązujących wewnętrznych procedurach obiegu i archiwizowania dokumentacji w firmie, wyznaczenia i określenia zadań administratora skrzynki dla e-Doręczeń, oceny ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.
Zachęcamy do skorzystania ze wsparcia Naszej Kancelarii w procesie wdrożenia e-Doręczeń w ramach Państwa organizacji.
Autor: Barbara Fordon – aplikant radcowski
Prezentowana treść stanowi informowanie o wykonywaniu zawodu radcy prawnego w rozumieniu art. 31 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego i Regulaminu Wykonywania Zawodu.